Die Ablauforganisation umfasst die Gesamtheit der Elemente einer Organisation, die am Betriebsprozess und damit an der Leistungserstellung beteiligt sind, also alle an der Wertschöpfungskette beteiligten Personen an ihren Stellen als Ausführende der ihnen übertragenen Aufgaben sowie die dazu notwendigen Sachmittel. Oder kurz gesagt:
Unter Ablauforganisation versteht man die koordinierte und gesteuerte zeitliche und örtliche Abfolge der zum Erreichen des Organisationszieles auszuführenden Arbeiten.
Das Management ist gefragt, die zeitlichen und räumlichen Abläufe so zu gestalten, dass alle Arbeitsgänge perfekt ineinandergreifen und keine unproduktiven Leerlaufzeiten entstehen, die eine Form der Verschwendung darstellen. Dazu ist der gesamte Betriebsprozess in einzelne Teilprozesse zu zerlegen, in Bezug auf ihre optimale Reihenfolge zu prüfen und anschliessend zu koordinieren, damit sie als etablierte Prozesse mit minimalem Aufwand zu steuern sind.
Der Ablaufprozess in Organisationen lässt sich allgemein als Wertschöpfungskette oder als Flussdiagramm darstellen, auch als Ablauf eines (Bestell-)Prozesses in der Aufbaustruktur.
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Beispiel für Flussdiagramm
Flussdiagramm: Organisation des Ablaufs einer Bestellung in der Aufbaustruktur
Ziel der Ablauforganisation ist, die vorhandenen Kapazitäten in allen Bereichen der Organisation optimal zu nutzen, um so die Bearbeitungs- und Leerlaufzeiten sowie die Produktions- und Durchlaufkosten zu minimieren. Dabei ist auf eine humane und ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze und -bedingungen zu achten, um Belastungen für die Mitarbeitenden zu reduzieren.
Als Basis für die Erstellung der Ablauforganisation dienen Ablaufpläne. In ihnen sind alle für die Wertschöpfung wichtigen Elemente aufgeführt. Dies beinhaltet:
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die klare Gliederung des Produktionsprozesses in einzelne, überschaubare und sinnvolle aufeinander folgende und parallel auszuführende Arbeitsschritte;
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die zeitliche Planung mit den Anfangs- und Endterminen;
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die Verdeutlichung von Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten;
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die Berücksichtigung der personellen, räumlichen und finanziellen Ressourcen.
Als Hilfsmittel können in der Ablauforganisation beispielsweise Checklisten, Arbeitsanweisungen, Meilensteinplanungen und die Netzplantechnik eingesetzt werden.
Generell ist die Abstimmung aller Prozesse in einer Organisation im Sinne einer Ablauforganisation nur dann sinnvoll, wenn die Wertschöpfungskette regelmässig sich wiederholende Vorgänge, also Routineprozesse umfasst. Kreativbereiche brauchen Freiräume und sollten nicht zu stark durch Vorgaben eingegrenzt werden. Zudem muss die Ablauforganisation Raum bieten, um sowohl flexibel auf sich ändernde Kundenwünsche und organisatorische Rahmenbedingungen reagieren zu können als auch eine offene Fehlerkultur (Kaizen) und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit entsprechender Beteiligung der Mitarbeitenden zuzulassen und damit beispielsweise den Lean-Management-Ansatz zu ermöglichen.
